外贸新人初学外贸英语函电看这一篇就够了

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外贸英语中最难学的一块就是外贸函电,它是一种商务信件,简单来说就是通过邮件或传真谈论交易。写外贸英语函电是外贸业务员的日常工作之一,然而真正能写好函电的业务员并不多。因为写函电需要扎实的外贸英语基础,还要遵循固定的格式,并且要注意用词用句传达出的语气。为了有助于一些初入外贸行业的新人能有一个好的开始,写好外贸英语函电,本文总结了一些必须注意的要点。

外贸新人初学外贸英语函电看这一篇就够了

一、外贸函电的宗旨是把事情说清楚

因为每个人的英语水平不同,所以每个人对邮件的理解不同。很多外贸新手收到客户的邮件,根本无法用简洁的语言解释和回复清楚客户的问题。这样势必会让客户感觉你并不是个专业的外贸业务员,从而丧失与你合作的安全感。而有些英语水平很好的人因为脑海里有大量的词汇,他们会陷入反复思考中,为了把外贸函电写得漂亮高级,用上很多压韵的词,有些词甚至连客户都看不懂。当你觉得自己的邮件写得最标准、最完美的时候,恰恰是需要客户去适应你,这是很不成熟的做法。所以写外贸英语函电并不需要写的多漂亮,用词多高级,只要能把事情说清楚就可以了。

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二、须把握写函电的语气

很多外贸新手刚开始做业务的时候,觉得客户是上帝,我要把客户维护好,所以写的邮件语气非常弱势,类似于恳求客户。这种弱势其实就会给客户心理上的无限优势。客户反而会会不断地索取,一步步施压。所以新人刚开始写邮件给客户不需要很弱势,只要用自己的专业知识,抱着最真实的心态去处理邮件就好了,真诚才是打动客户的利器。

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三、回复函电的时间和节奏

初步和客户建立联系的时候,业务员应该适当控制邮件的频率,更注重邮件的质量,因为这个时期客户是在筛选阶段,要给他足够的时间选择,但必须表现出自己的专业度和可靠度。当知道客户要到下单的阶段时,进度就要加快,毕竟打铁需趁热。对客户的需求加快频率会让客户觉得你很干练、专业、可靠。最后等待客户付款的阶段不用去催,但当天邮件一定要当天回复,这是一种专业的表现。

总的来说,外贸英语中如果能掌握外贸英语函电的书写,和客户的沟通上不会有太大的问题。希望每个外贸新人都能记住这几个要点,在工作的打磨中写出更加优秀的外贸函电。

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